Klicken statt Akten wälzen

König Bürotechnik implementiert büroarchiv™ bei Ford Wabersich

Das Handling von Serviceaufträgen und Abrechnungen bedeutet für Autohäuser grundsätzlich einen hohen Aufwand an papiergebundener Dokumentation. Nachfragen seitens der Kunden sind an der Tagesordnung, verbunden mit zeitintensiver Recherche. Das Autohaus Ford Wabersich in Echzell digitalisiert diese Belege heute mit der DMS-Lösung büroarchiv und profitiert von verbesserten Abläufen.

„Den Weg nach oben können wir uns heute sparen“, sagt Marion Volk, die als Serviceassistentin im Autohaus Wabersich die Serviceaufträge sowie die dazugehörigen Rechnungen bearbeitet. Damit gemeint ist der Weg in die obere Etage des Gebäudes, wo die Aktenordner untergebracht sind. Denn Marion Volk und ihre Kolleginnen scannen heute alle Serviceaufträge und die dazugehörigen Kassenabrechnungen ein, sobald die Arbeiten an einem Fahrzeug abgeschlossen sind. Die Dateien liegen dann im PDF-Format vor, werden anhand der Kennzeichen verschlagwortet und automatisiert in der DMS-Lösung büroarchiv gespeichert. Zwar verbleiben die Papiere noch im Unternehmen, dies aber nur aufgrund gesetzlicher Vorgaben.

„Wenn Kunden heute zu Teilekosten oder anderen Rechnungsposten Nachfragen haben, können wir mit wenigen Klicks die Belege aufrufen und Auskunft geben. Das erspart viel Zeit im Alltag“, schildert Marion Volk. Das Nachschlagen in Aktenordnern, das eventuelle Entheften abgelegter Papiere und andere umständliche Nebentätigkeiten – das alles entfällt heute für das Serviceteam bei Ford Wabersich. „Da zahlt sich der Mehraufwand, den wir für das Einscannen natürlich benötigen, auf jeden Fall aus“, ist Marion Volk überzeugt, die wie ihre Kolleginnen von der selbsterklärenden und klar strukturierten Menüführung der Software überzeugt ist.

„König Bürotechnik ist unser Partner, wenn es um die Organisation dieser Abläufe geht und hat uns auch in diesem Fall optimal beraten. Wir haben vor der Einführung im Service bereits gute Erfahrungen mit der büroarchiv-Software in unserer Buchhaltung gemacht und uns darum entschlossen, den Einsatz im Unternehmen auszuweiten“, sagt Geschäftsführerin Silke Wabersich-Braun. Die Implementierung erfolgte in kürzester Zeit zusammen mit einem leistungsstarken Canon- Dokumentenscanner. Nicht zuletzt hat die neue DMS-Lösung auch extern Vorteile, wie Silke Wabersich-Braun schildert: „Die Übermittlung digitaler Belege wird nicht zuletzt von der Finanzverwaltung gewünscht, gleiches gilt für die steuerliche Bearbeitung und auch für erheblich vereinfachte Betriebsprüfungen. König Bürotechnik hat uns also in jeder Hinsicht optimal beraten.“

Einfaches Handling und beschleunigte Abläufe erleichtern die Arbeit für das Serviceteam beim Autohaus Ford Wabersich.

Referenzkunde:
Autohaus Wabersich e. K.

Standorte:
Echzell

Beteiligte Projektpartner:
dasganzebuero.de
bueroarchiv.de