Ziel des Projektes „Zentrale Digitalisierung des physischen Posteingangs“ bei der Kanzlei FPS war es, den kompletten Posteingang zu digitalisieren und die weitere Verarbeitung vollständig papierlos in einem zentralen System abzubilden. Auf diese Weise sollte die Eingangspostverarbeitung und Freigabe beschleunigt, die Brief-Dokumente auf direktem Weg den unterschiedlichen Sachbearbeitungsteams digital zur Verfügung gestellt sowie damit der komplette Prozess der Eingangspostverarbeitung transparent gestaltet werden.

Der Kunde

FPS ist eine traditionsreiche Kanzlei, deren Entstehungsgeschichte mit der Gründung des Hamburger Standortes bis in die Mitte des 19. Jahrhunderts zurückreicht. Seit ihren Anfängen lag der Fokus der Kanzlei stets auf den Gebieten des Wirtschaftsrechts und der partnerschaftlichen Betreuung ihrer nationalen wie internationalen Mandanten. Aktuell umfasst die Partnergesellschaft vier Standorte in Deutschland – Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main und Hamburg.

Die Ausgangssituation

FPS verarbeitet am Standort Frankfurt am Main täglich über 150 Sendungen (papierbasierende Eingangspost) für 74 Berufsträger. Dieses Vorgehen bedeutet einen hohen logistischen Aufwand, bei der die Posteingänge über mehrere Stockwerke verteilt, für die Sachbearbeitungsteams sortiert und zur Ausgabe vorbereitet werden. Da es sich bei der zentralen Postverteilung um einen sehr zeitkritischen Prozess handelt, ist es Wunsch von FPS, diesen aufwändigen Prozess zeitnah, transparent und in digitaler Form abzubilden.

Die Entscheidung

Die Wahl einer Partnerschaft mit der KÖNIG Gruppe als beratendes Unternehmen begründet sich für die FPS unter anderem darin, dass KÖNIG ähnliche Kundenanforderungen bereits mehrfach erfolgreich umgesetzt hat und zu den Themen Digitalisierung sowie Capturing von Dokumenten weitreichendes Know-how vorweisen kann. Erste interne Lösungsansätze seitens FPS hatten zudem gezeigt, dass eine „dezentrale“ Digitalisierung nur bedingt effizient abgelaufen war und die Komplexität eines solchen Prozesses zu umfangreich ist, als diesen dezentral abzubilden. Ziel der FPS ist es daher, eine einheitliche Lösung zentral für alle Sachbearbeitungsteams zu integrieren und zu etablieren.

Die Analysephase

Die Lösung der KÖNIG Gruppe umfasst unter anderem die Einrichtung eines zentralen Scanarbeitsplatzes inkl. Hochleistungs-Dokumentenscanner, Redundanz-Scanner inkl. Flachbetteinheit zum Scannen von geösten oder genähten Dokumenten und allen Vorlagen, welche nicht durch den Vorlageneinzug des Hauptscanners verarbeitet werden können.

Vor dem Scanvorgang werden die Dokumente für die jeweiligen Sachbearbeitungsteams vorsortiert. Das Scannen der Eingangspost erfolgt zentral und nach durchlaufendem Freigabeprozess werden die gescannten Dokumente an die weiterführende Kanzleimanagementsoftware „DATEV“ digital übergeben. Nach der Übergabe der digitalen Dokumente werden die jeweiligen Sachbearbeitungsteams via E-Mail benachrichtigt.

Hardwareseitig wird hierzu ein SCAMAX Hochleistungs-Dokumentenscanner des Herstellers InoTec und ein redundantes System des Herstellers Canon inkl. einer Flachbettscannereinheit eingesetzt. Herzstück der digitalen Verarbeitung bildet das Zusammenspiel der SCAMAX-Scanner-Software und der „Honesty“- Dokumentenmanagement-Lösung unseres Partners, der sc synergy GmbH.

Die Umsetzung – Prozessgestaltung

1. Vorerfassung:

Die Zuordnung der physischen Eingangspost zu den jeweiligen Sachbearbeitungsteams erfolgt analog zum bisherigen Sortieren der Post in die Postmappen der einzelnen Sachbearbeitungsteams.

Zusätzlich werden Patchblätter zur Trennung der einzelnen Schriftsätze einsortiert. Beim Scanvorgang wird das jeweilige Sachbearbeitungsteam als Scan-Profil ausgewählt und der komplette Dokumenten-Stapel in einem Vorgang gescannt. Mittels Endorser-Druck-Verfahren werden die Dokumente während des Scanprozesses mit dem aktuellen Tagesdatum ohne Geschwindigkeitsverlust als Eingangsstempel bedruckt. Eine optische Prüfung der gescannten Dokumente erfolgt als Vorschau am Bildschirm des Scanarbeitsplatzes. In diesem Prozessschritt können Fehlscans direkt korrigiert und weitere Seiten mittels des Redundanz-Scanners zum Dokument hinzugefügt werden.

Zu den OCR-verarbeiteten TIFF-Dokumenten wird eine XML-Steuerungsdatei und zusätzlich zur Protokollierung eine Index-Datei erstellt und diese dann an die Dokumentenmanagement- Software übermittelt. Auf diesem Weg werden die TIFF-Dokumente zur erleichterten Weiterverarbeitung automatisch zu PDF-Dokumenten konvertiert.

2. Freigabeprozess:

Nach der optischen Überprüfung der gescannten Dokumente aus der SCAMAX-Software startet der/die Mitarbeiter/in per Knopfdruck den Freigabeprozess. Mittels der XML-Steuerungsdatei werden automatisiert Attribute zu den gescannten Dokumenten übergeben. Die automatisch übermittelten Attribute, wie die Kennzeichnung des Sachbearbeitungsteams und das tagesaktuelle Eingangsdatum, können durch den Office-Manager im Freigabeprozess nachträglich korrigiert werden. Im Freigabeprozess stehen dem Office-Manager drei Möglichkeite

1. Freigabe der Eingangspost

2. Ablehnen und Rückgabe der Dokumente zur erneuten Verarbeitung aus der SCAMAX-Software

3. Korrigieren der Attributwerte und anschließende Freigabe der Eingangspost

Sobald alle Attribute überprüft sind, werden die Dokumente für die jeweiligen Sachbearbeitungsteams freigegeben und automatisch in die Posteingangs- Verzeichnisse für „DATEV“ übergeben.

3. Eskalationsmanagement:

Wird ein gescanntes Dokument nicht innerhalb einer vordefinierten Zeitspanne freigegeben, erfolgt automatisiert eine E-Mail an das Office- Management. Zusätzlich wird, wenn die freigegebenen Dokumente in die Posteingangs- Verzeichnisse von „DATEV“ übergeben wurden, automatisch eine Benachrichtigungsmail an das jeweilige Bearbeitungsteam geschickt.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein schnellstmöglicher Import der PDF-Dokumente in „DATEV“ gewährleistet ist.

4. Transparenz:

Der gesamte Freigabeprozess ist während der Bearbeitung vollständig transparent und auch rückwirkend nachvollziehbar. Mit Hilfe der Dokumenten- Attribute lässt sich eindeutig nachweisen, welcher Mitarbeiter die Eingangspost freigegeben hat. Anhand der archivierten Index-Datei lässt sich überprüfen, welche Dokumente zu welchem Tag und Zeitpunkt gescannt und verarbeitet wurden.

5. Verfügbarkeit:

Alle gescannten Dokumente sind zeitnah und zentral für die Sachbearbeitungsteams verfügbar und stehen zur Weiterverarbeitung in der „DATEV“-Software bereit.

6. Zeitersparnis:

Die Bearbeitungszeit der Eingangspost wird drastisch reduziert. Allein die Verkürzung der internen Verarbeitungswege und die automatische Weiterleitung der Dokumente führt zu einer messbaren Optimierung der Prozesse im täglichen Betrieb.